Şubeye Göre Gıda Maliyeti

Menü Aynı Olsa da Şubelerin Gıda Maliyeti Neden Farklıdır?

Marka genelinde hesaplanan ortalama gıda maliyeti, şubeler arasındaki gerçek maliyet farklarını gizler. Aynı reçeteleri kullanan ve aynı onaylı tedarikçilerden ürün satın alan iki şube bile satışların maliyetinde (COGS) birkaç puanlık farklılık gösterebilir. Bunun nedeni rastlantısal değil, tamamen operasyoneldir. Bu nedenle tüm markayı tek bir gıda maliyeti oranıyla değerlendirmek, başarılı şubelerin düşük performans gösteren şubeleri finanse ettiği gerçeğini gizleyebilir.

• Şubeler aynı ürünü farklı fiyatlardan satın alabilir.
• Hazırlık süreçleri ve ürün verimliliği değişebilir.
• Restoran, paket servis, teslimat veya kiosk satışlarının oranı farklı olabilir.
• Atık yönetimi ve porsiyon disiplini şubeden şubeye değişebilir.

Gerçek Şube Bazlı Gıda Maliyeti Nasıl Hesaplanır?

Doğru bir gıda maliyeti hesabı, gelir tablosundan (P&L) geriye doğru değil; kullanılan malzemelerden başlayarak yapılmalıdır. Her menü ürünü kendi reçetesine ayrılır. Reçetedeki her malzeme, ilgili şubenin gerçek satın alma fiyatlarıyla maliyetlendirilir. Sonrasında stok sayımları ve satış miktarlarıyla karşılaştırılarak doğrulama yapılır. Şube bazında güvenilir bir maliyet hesabı şu bileşenleri içerir:

• Her malzeme için şubeye ait güncel veya ağırlıklı ortalama satın alma fiyatı
• Hazırlama sırasında oluşan fireleri dikkate alan reçete verimlilik oranları
• Teorik tüketim ile gerçek tüketimin karşılaştırılması
• Restoran, teslimat, kiosk ve paket servis gibi satış kanallarının dağılımı
• İsraf, ikram ve ücretsiz ürün kayıtları
• Gıda üretimine doğrudan etki eden enerji, hazırlık alanı ve personel maliyetleri

Şubeler Arasındaki Tedarikçi Fiyat Farkları

Farklı bölgelerde bulunan şubeler aynı ürünü farklı fiyatlarla satın alabilir. Bunun nedenleri arasında; satın alma hacmi, tedarikçiye olan uzaklık, sözleşme koşulları, yerel satın alma kararları ve ürün ikameleri yer alır. Şubeye özel fiyat kayıtları tutulmadığında, merkezde hesaplanan reçete maliyetleri gerçeği yansıtmaz. Bu nedenle her satın alma faturası standart ürün kodları (SKU) ile kaydedilmeli, hangi şubeye ait olduğu belirtilmeli ve ortalama maliyetler düzenli olarak güncellenmelidir. Böylece hangi şubenin ağ ortalamasının üzerinde veya altında maliyetle satın alma yaptığı kolayca analiz edilebilir.

Reçete Verimliliği Marka Değil, Şube Bazında Ölçülmelidir

Bir reçeteye göre 1 kilogram dana eti 10 adet 100 gramlık köfte üretebilir. Ancak gerçek hayatta bu verim; gelen etin kalitesine, hazırlayan personele ve kullanılan ekipmana göre değişebilir. Deneyimsiz personel veya eski ekipman kullanan şubelerde verim düşer ve gerçek maliyet yükselir. Sistem tüm şubeler için aynı verim oranını kullanıyorsa teorik maliyetler olduğundan düşük görünür. Bu nedenle yüksek maliyet oluşturan ürünlerde düzenli verim testleri yapılmalı ve sonuçlar doğrudan reçete maliyetlerine yansıtılmalıdır.

Satış Kanalı Kârlılığı Gıda Maliyetini Doğrudan Etkiler

Teslimat uygulamaları üzerinden satılan bir ürün ile restoranda servis edilen aynı ürün aynı kârı bırakmaz. Teslimat siparişlerinde; paketleme maliyeti oluşur, platform komisyonu kesilir, fiyatlandırma farklı olabilir. Örneğin satışlarının %60'ını teslimat üzerinden yapan bir şubenin maliyet yapısı, teslimat oranı %20 olan başka bir şubeden tamamen farklıdır. Bu nedenle gıda maliyeti analizleri satış kanalına göre ayrı ayrı yapılmalı, daha sonra şubenin gerçek satış dağılımına göre değerlendirilmelidir. Sık yapılan hata: Teslimat komisyonunu karşılamak için fiyat artırılır ancak paketleme maliyeti reçeteye eklenmez. Böylece teorik kârlılık yüksek görünürken gerçek kârlılık düşer.

İsraf, Şubeler Arası Transferler ve Maliyet Farkları

Teorik gıda maliyeti, reçetelere ve satış miktarlarına göre tüketilmiş olması gereken ürün miktarını gösterir. Gerçek gıda maliyeti ise stok sayımları ve satın alma kayıtlarına göre fiilen tüketilen miktardır. Bu iki değer arasındaki fark; israf, hırsızlık, şubeler arası transferler, porsiyon sapmaları ve kaydedilmeyen ikramlardan kaynaklanır. Tam hizmet veren restoranlarda yaklaşık %3'lük fark kabul edilebilir seviyededir. Ancak %8 ve üzerindeki farklar ciddi operasyonel sorunlara işaret eder. Bu analizin sağlıklı yapılabilmesi için israf, transfer ve ücretsiz ürün kayıtlarının olay gerçekleştiği anda sisteme girilmesi gerekir.

Şube Bazlı Gıda Maliyeti Hesaplama Süreci

Sağlıklı bir aylık kapanış süreci aşağıdaki adımlarla ilerler.

1. 1.Satın alma kayıtlarını kapatın

   Döneme ait tüm tedarikçi faturalarını ilgili şube ve ürün kodlarıyla sisteme işleyin. İadeleri ve fiyat farklarını eşleştirin. Ortalama veya FIFO maliyetlerini güncelleyin.

2. 2.Fiziksel stok sayımı yapın

   Her şubedeki hammadde ve yarı mamulleri sayın ve güncel maliyetlerle değerleyin.

3. 3.POS satışlarını alın

   Satışları şube, ürün, gün bölümü ve satış kanalına göre raporlayın. İkramlar ve iptaller ayrı gösterilmelidir.

4. 4.Teorik tüketimi hesaplayın

   Satılan ürün miktarını reçete içerikleri ve şubeye özel verim oranlarıyla çarparak beklenen tüketimi hesaplayın.

5. 5.Sapmaları analiz edin

   Gerçek tüketim ile teorik tüketim arasındaki farkı belirleyin. Bunun hangi bölümünün israf, transfer veya açıklanamayan stok kaybından kaynaklandığını tespit edin.

6. 6.Sonuçları şube kârlılığına yansıtın

   Her şube için gıda maliyeti, COGS, kanal bazlı kârlılık ve katkı marjlarını hesaplayarak planlanan değerler ve diğer şubelerle karşılaştırın.

POSMena ile Şube Bazlı Gıda Maliyeti Yönetimi

POSMena, bu süreçlerin tamamını tek bir platform üzerinde bir araya getirir. POS sistemi satışları şube, ürün ve satış kanalına göre kaydeder. Reçete yönetimi modülü her ürünün malzeme listesini ve şubeye özel verim oranlarını takip eder. Satın alma modülü ise her şubenin gerçek maliyetlerini kullanarak reçete maliyetlerini otomatik hesaplar. Böylece teorik gıda maliyetleri ortalama marka verilerine göre değil, her şubenin kendi satın alma fiyatlarına göre oluşturulur. Satış kanalları da otomatik olarak analiz edildiğinden restoran, teslimat, kiosk ve paket servis performansı ayrı ayrı raporlanabilir. ERP entegrasyonu bulunan işletmelerde maliyet kayıtları doğrudan ilgili maliyet merkezlerine aktarılır. Fiziksel stok sayımları ve verim testleri yine gerekli olmaya devam eder; ancak manuel mutabakat süreçleri büyük ölçüde ortadan kalkar.

Sağlıklı Sonuçlar İçin Operasyonel Alışkanlıklar

Doğru hesaplama tek başına yeterli değildir. Verilerin düzenli olarak izlenmesi ve operasyonel kararlara dönüştürülmesi gerekir. Bunun için;

• Her hafta şube bazında maliyet sapmaları gözden geçirilmelidir.
• En yüksek maliyet oluşturan ürünlerde düzenli verim testleri yapılmalıdır.
• İsraf kayıtları gerçekleştiği anda sisteme girilmelidir.
• Reçete değişiklikleri versiyonlanmalı ve tarihçesi korunmalıdır.
• Teslimat kanalında zarar ettiren ürünler yeniden fiyatlandırılmalı, paketleme maliyetleri gözden geçirilmeli veya ilgili satış kanalından kaldırılmalıdır.